今野誠一の“マングローブ的生き方”ブログ

2008.12.12若手の成長
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やらなくていいことを意識する

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【１２月１２日２回目の更新です。最初の『正直に』もあります】


【やらなくていいことを意識する】

１．何を止めるかが重要（後先事項）

「大事なことを優先する」ために、何が大事かを考えるところまでは問題ないのですが、それを実行に移していくためには、何かを止めないと限りある時間の中に収まらないということになります。

ドラッカーが言っています。

「大切なのは、優先事項を設定することではない。それは簡単だ。難しいのは、どの作業に取り組まないか、後先事項を決めることである。」
（P.F.ドラッカー）

時間管理の大命題は、一言で言うと「将来に向けた最も重要なことをいか
に実行に移すか」ということと言えると思うのですが、裏を返せば、何をしないか？という問いかけにもなるということですね。

「好奇心」が旺盛で、「行動力」があるというのは褒め言葉なのですが、闇雲にいろんなことをやろうとすれば、結局最も重要なことに集中することができずに、全てが中途半端になってしまう。

ボクの場合で言えば、私生活では、車を持つことを止め、テレビを居間から排除しました。
自分のプライベートに占める時間を検討していった結果、車にかかる時間（磨いたり、掃除したり、修理に出したり）と、圧倒的にテレビを見ている時間でした。

その二つを完全に止めて、振り向けることにしたのは、体を鍛える時間、本を読む時間、社員と話す時間、家族との時間、などでした。、

仕事（事業）で言えば、会計の処理や給与の処理といった処理のアウトソーシングと、イベント運営支援などの総務業務などをやめて、組織力強化のコンサルティングに集中することにしました。

重要なことに集中するということは、いつも「何をやらないか」「止めるか」とセットだということです。
その決断をすることがどうしても必要なのです。

２．スケジュールの「目的」を再考する

「何を止めるか」を考えることは、けっこう難しいことです。
組織の慣例的に続けていたようなことや、自分が何十年来続けてきた習慣を止めることには、相当なエネルギーがかかるということです。

何を止めるかを考える上では、一つ一つのスケジュールの「本来の目的」を、元々そのスケジュールが最初からが入っていなかったと仮定して考え直してみることです。

例えば、多くの職場にありがちな「〇〇定例会」という、何かの進捗確認の会や「〇〇の情報共有会」の類いの会議。
厳密に見直してみると、多くのことが「会議そのもの」が目的ではなく、進捗の確認ができればそれでよかったり、単に情報さえ共有できればいいということが多いものです。
もしその定例会などが最初から組まれていないとしたら、例えば「進捗が確認できればいい」という目的に照らしたときに、わざわざ自分で「進捗会議をしましょう」と提案して始めるかどうか？と考えてみるといいでしょう。

マングローブの例で言えば、週の初めの月曜日に１時間半ほどかけてやっていた、全コンサルティング案件の進捗会議を取りやめて、週末のメルマガ形式の週報に情報を掲載して配信する形に切り替えました。

特に周期的に繰り返しているようなスケジュールは、本来の目的を疑ってみる必要があると思います。

３．スケジュールの主導権を自分に持ってくる。　

相手に合わせることが「誠実さ」と勘違いして、依頼があると基本的に断らないで会うという姿勢の人がいます。
それも時間はなるべく相手に合わせるようにするという。
このことは素晴らしいことですし、職種によってはそういう姿勢が必要な場合もあるかもしれません。

しかし、若手社員のうちから、来るもの拒まずで全てに対応してスケジュールを受け入れていたら、あっという間にいっぱいになり、肝心の自分にとって重要なスケジュールを入れることができなくなります。

自分にとって本当に入れるべきアポイントなのかどうか？
よく考えて、完全に時間の無駄と思われるものについては、スケジュール表から排除するようにコントロールしていかなくてはなりません。

スケジュールを入れる時に、よく「空いているのでいつでもいい」とか、「来週は何かとたて込んでいるので、再来週以降であればいつでもいい」と、スケジュールの決定を相手側に預けてしまう人がいます。

この「いつでもいい」ということが、けっこう時間のロスになっていることが多いのです。

・お互いに「いつでもいい」という譲り合いで、すんなりとスケジュールが決まらない
　　（これをメールのやりとりでやっていると余計に無駄）
・相手に合わせていると、自分のスケジュール表が人任せになってしまう。

特に後のほうの、「自分のスケジュールが人任せ」という、主導権を相手に渡してしまう形は避けたほうが懸命です。

相手が「いつでもいい」と言ってくださった場合には、「自分のスケジュールの空いている一番手前の時間に指定する」ことを原則にすべきです。

もし仮に、月曜の朝一番にセットすることが可能なのに、月曜の朝は休み明けで忙しいから、などと考えてしまって、週中の水曜日などにセットしたとします。
こうして間を置いてしまった時に限って、その数日の間に相手の都合が悪くなって、先延ばしになったり、営業のアポイントなどの場合に、その数日の間にライバル企業の攻勢で機会を奪われてしまったり、だいたいアンラッキーなことが起こりがちなものなんです。

スケジュールは、「なるべく主導権を自分に持ってきて」、「空いている直近に入れる」が基本です。
 

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